Розставляємо пріоритети: як завдяки матриці Ейзенхауера досягти прогресу в житті

Матриця Ейзенхауера – інструмент для ухвалення рішень, який у ХХ столітті розробив 34 президент США Дуайт Ейзенхауер. Ця стратегія допомагає підвищити продуктивність і вчить класифікувати завдання за рівнем їх терміновості, щоб визначити, які необхідно виконати негайно, які можна виключити.

Що таке матриця Ейзенхауера?

Дуайт Ейзенхауер був генералом армії США та верховним головнокомандувачем союзних військ під час Другої світової війни. Йому щодня доводилося приймати важкі рішення щодо того, на якому з багатьох завдань йому слід зосередитись, що призвело його до розробки методу організації рішень щодо терміновості та важливості – матриці Ейзенхауера.

Матриця Ейзенхауера є інструментом для визначення пріоритетності завдань, які вам необхідно виконати, залежно від терміновості, щоб стати більш ефективними та продуктивними у своїй роботі, пише indeed.com.

Стратегія Ейзенхауера щодо дій та організації завдань проста. Використовуючи наведену нижче матрицю рішень, потрібно розділити плани на чотири категорії:

• Термінові та важливі – завдання, які ви виконуватимете негайно,

• Важливі, але не термінові завдання, які ви заплануєте виконати пізніше,

• Термінові, але не важливі завдання, які ви делегуєте комусь іншому,

• Ані термінові, ані важливі завдання, від яких можна відмовитися.

Найдивовижніше в цій матриці те, що її можна використовувати як для загальних планів продуктивності, так і для дрібніших щоденних планів,

– зазначає письменник Джеймс Клер.

Як використовувати матрицю Ейзенхауера

Матриця ділить завдання на чотири квадранти, що спрощує визначення того, що слід розставити за пріоритетами, а що делегувати чи виключити. Як її використати?

Створіть матрицю

Намалюйте просту сітку 2x2 або створіть її на своєму комп'ютері чи телефоні. Позначте стовпці "Терміново" та "Не терміново", а рядки - "Важливо" та "Не важливо". В результаті у вас буде чотири квадранти.

Класифікуйте свої завдання

Почніть із переліку всіх завдань та дій, які вам необхідно вирішити. Потім розподіліть кожну задачу по одному з чотирьох квадрантів залежно від її терміновості та важливості:

• Квадрант 1 (терміново та важливо):

Завдання у цьому квадранті вимагають негайної уваги, оскільки вони одночасно термінові та важливі. Це ваші головні пріоритети. Розберіться з ними якнайшвидше.

• Квадрант 2 (не терміново, але важливо):

Завдання в цьому квадранті є важливими, але не залежать від часу. Це діяльність, яка допоможе вам досягти довгострокових цілей, особистісного зростання та планування. Заплануйте ці завдання та виділіть для них час.

• Квадрант 3 (терміново, але не важливо):

Завдання в цьому квадранті часто відволікають або відволікають, здаються терміновими, але насправді не сприяють досягненню ваших довгострокових цілей. Намагайтеся звести до мінімуму або делегувати ці завдання, коли це можливо.

• Квадрант 4 (не терміново і не важливо):

Завдання у цьому квадранті є терміновими, ні важливими. Зазвичай це заняття або непродуктивні відволікаючі фактори. Уникайте або виключіть ці завдання, якщо це можливо.

Розставте пріоритети та дійте

Після того, як ви класифікували свої завдання, спочатку зосередьтеся на квадранті 1 (термінове та важливе). Розв'яжіть ці завдання і виконайте їх, перш ніж переходити до інших секторів. Потім виділіть час на завдання Квадрату 2, оскільки вони є важливими для вашого довгострокового успіху. Делегуйте або мінімізуйте завдання у квадрантах 3 та 4.

Регулярно перевіряйте та оновлюйте матрицю

Зберігайте матрицю Ейзенхауера як динамічний інструмент. Регулярно переглядайте свої завдання та оновлюйте їх класифікацію у міру зміни пріоритетів. Те, що колись знаходилося в Квадраті 2, може стати терміновим і переміститися до Квадранту 1.

Використовуйте технології та інструменти

Розгляньте можливість використання програм для підвищення продуктивності, програмного забезпечення для керування завданнями або цифрових інструментів для організації та відстеження ваших завдань у рамках матриці Ейзенхауера. Ці інструменти допоможуть вам встановлювати терміни, планувати важливі завдання та залишатися в курсі своїх пріоритетів.

Пам'ятайте, що ключ до ефективного керування часом за допомогою матриці Ейзенхауера - зосередитися на тому, що дійсно важливо для вашого довгострокового успіху та благополуччя, одночасно зводячи до мінімуму або усуваючи неважливі дії, що відбирають час. Постійно використовуючи цю матрицю, ви зможете приймати правильніші рішення про те, як розподіляти свій час та енергію.

Раніше ми писали про те, як вийти із трикутника Карпмана. Розірвати коло можна самостійно.