Вы на работе
Прежде чем мы начнем разговор о вежливости на работе, поговорим о том, как вести себя при поступлении на работу. В наше время работодатели очень привередливы, даже в тех случаях, когда оплата не соответствует условиям труда. Многие "боссы" любят устраивать претендентам на место тестирование, поэтому перед тем, как идти устраиваться на работу, вам следует подготовиться.
Не бойтесь собеседования, помните, что это наилучший способ продемонстрировать свои способности. Ваша задача заключается в том, чтобы показать, что вы есть тот самый человек, который заинтересован именно в данной работе.
Работодатель, принимающий вас на работу, рискует в большей степени, чем вы. Он не знает заранее, чего можно ждать от нового сотрудника и оправдаются ли связанные с ним расходы. Чтобы уменьшить этот риск, работодатель ищет человека с высокой мотивацией труда.
В первую очередь вы должны продемонстрировать хорошие манеры.
Оденьтесь соответствующим образом. Не стоит приходить устраиваться на работу в шортах, майке, пляжных тапочках и так далее.
Мужчинам целесообразно надеть костюм, а женщинам - деловое платье или жакет с юбкой.
Общаясь с работодателем, не жуйте резинку и не курите.
Если вас спросят, что вы умеете, говорите только о том, что относится непосредственно к предлагаемой работе.
Если будут спрашивать о ваших слабостях, отвечая, не забудьте упомянуть о ваших сильных сторонах, связанных с работой.
Во время собеседования вы должны не только отвечать на вопросы, но и сами задавать их.
Вы можете спросить обо всем, что касается вашей будущей работы: о продолжительности рабочего дня, о непосредственном начальнике, о характере и сложности работы; предстоит ли вам специально чему-либо учиться; о перспективах служебного роста, о планах фирмы и, конечно, о зарплате.
В конце собеседования не забудьте подтвердить свою заинтересованность (если, конечно, так оно и есть) в получении данной работы.
Устроившись на работу, вы, конечно, понимаете, что будете проводить на ней самое меньше пять дней в неделю из семи. Поэтому очень важно, какая атмосфера сложилась в коллективе, от этого не в последнюю очередь зависит производительность труда.
Пребывание в одном помещении с другими людьми потребует от вас терпимости и такта по отношению к их склонностям и особенностям. Никогда не следует забывать, что каждый человек индивидуален и к любому надо относиться с уважением.
Нередко на работе собираются люди не просто с разными интересами, но и с разными привычками.
Так, одному всегда жарко или душно, и он открывает окно; другому - вечно холодно, и он его закрывает. Кто-то чересчур разговорчив, кого-то не оторвешь от телефона и так далее.
Не стоит обращать большого внимания на эти вещи, следует научиться относиться к подобного рода действиям спокойно, философски. Будьте вежливым со всеми, даже с теми сотрудниками, которые явно вызывают у вас антипатию. Ваша предупредительность и обходительность помогут вам избежать возможных конфликтов.
Начальник и подчиненный
Если вы начальник, то должны знать, что руководитель, как никто другой, должен демонстрировать хорошие манеры. Если вы хотите, чтобы сотрудники вас уважали, постарайтесь проявлять ко всем ровное отношение.
Если вы - новый начальник, то должны представиться своим подчиненным сами. Краткие характеристики сотрудникам должен дать ваш заместитель.
Следует быть открытым в общении, держаться уверенно, быть корректным, внушать симпатию. Американские исследования в области менеджмента показали, что идеальный руководитель должен быть:
твердым, но одновременно гибким;
серьезным, но с чувством юмора;
дружелюбным, но уметь держать дистанцию;
преданным своему делу, но не терять головы при успехах и поражениях;
мечтательным, но с сильно развитой волей;
готовым идти на риск, но основательно все досчитывать.
Начальник не должен делать замечания, высказывать упреки работнику в присутствии других сотрудников.
Когда руководитель входит в отдел, он всегда здоровается первым. Сотрудники отвечают но не встают.
В идеале подчиненные при встрече должны первыми приветствовать своего начальника. Но если вы - мужчина вы просто обязаны приветствовать первым женщину и мужчину намного старше себя. Кроме этого, вы должны пропускать женщину при входе в лифт, на лестнице, помочь открыть дверь и так далее.
Если с одним из сотрудников у вас дружеские отношения, не следует с криком: "Привет!!! Как ты после вчерашнего?" бросаться к нему на шею. Проявляйте сдержанность, тактичность и постарайтесь не обсуждать с другом тему предстоящей рыбалки в присутствии других сотрудников.
Новый сотрудник
Вы поступили на работу. Вас, как нового сотрудника, должен представить руководитель или начальник отдела кадров. Если это не сделано, можете сами представиться коллегам.
Показать вам рабочее место должен ваш непосредственный начальник. В первое время лучше больше слушать и меньше говорить о себе. Не следует первому проявлять инициативу.
Женщина-сотрудник
Являясь равноправным партнером, женщина в то же время не перестает быть женщиной. Об этом следует помнить. Мужчины должны соблюдать все правила приличия по отношению к женщине-сотруднице (пропускать вперед, встречая в дверях или у лифта, первыми приветствовать и так далее), но они не должны выполнять за нее часть работы. Мужчины также могут разговаривать с женщиной-сотрудницей, не вставая со своего места.
Иногда мужчины пользуются своим служебным положением: сексуальные домогательства со стороны начальника не так уж редки. Как же поступать женщине в таком случае? Самое главное - это быть максимально вежливой. Разговаривая с начальником, не забывайте, что ваш тон должен быть нейтральным.
Помните, что информацию о вас несут не только слова, но и жесты, поза, выражение лица...
Никогда не забывайте о дистанции. Вы должны находиться друг от друга на расстоянии одного-двух метров. Если ваш начальник не соблюдает эту дистанцию и при разговоре начинает приближаться к вам, постарайтесь немного отступить назад или в сторону так, чтобы это не вызвало подозрения или раздражения.
Телефон
В наш век ультрамодных личных сотовых телефонов незаменимым другом и помощником остается старый рабочий телефон. Кто, как не он, выручит вас в трудную минуту, сократит длинный рабочий день или вызволит из кабинета начальника. Самое же ценное качество рабочего телефона - это его безвозмездность. Сколько по нему не говори, в вашем кошельке от этого не убавится.
Запомните несколько правил общения по служебному телефону.
Надо помнить, что рабочий телефон не следует использовать для продолжительных личных разговоров. Только в исключительных случаях можно воспользоваться телефоном в личных целях.
Если телефон находится в комнате, где работают несколько человек, говорить по нему надо приглушенным тоном, чтобы не мешать остальным сослуживцам.
Если вы чувствуете, что разговор затягивается и ваш собеседник на "том конце провода" не торопится прощаться, вы должны сами закончить разговор, тактично объяснив ему, что телефон нужен другим сотрудникам.
Оказавшись невольным свидетелем приватного разговора, не задавайте вопросов по поводу его содержания, даже если вам очень любопытно.
Если вы первым взяли трубку и согласились позвать к телефону вызываемого сотрудника, не спрашивайте, кто звонит, конечно, если вы - не секретарь и это не входит в ваши обязанности.
Клиент
К клиентам следует относиться с наибольшим уважением. К каждому человеку, приходящему в ваше учреждение, нужно проявить максимум уважения и готовности помочь, тем более если это входит в ваши непосредственные обязанности.
Выслушивать клиента надо терпеливо, даже если вам непонятно, чего он хочет.
Нужно постараться, чтобы клиент ушел довольным.
Перед тем как расспрашивать клиента, надо предложить ему сесть и только после этого начинать деловой разговор.
Визитная карточка
Первые визитные карточки появились в Китае в эпоху расцвета Сунской культуры. Они получили широкое распространение во Франции во время правления Людовика XIV. В XVIII веке каждый французский дворянин имел по несколько разных видов визиток.
Форма, цвет, формат визитной карточки должны были отвечать определенным правилам. Так, параметры визитки строго отражали социальное положение хозяина. Каждая новая визитка становилась все больше и пышнее предыдущей.
К концу XIX века резко меняется функциональное назначение визитной карточки. В моду входит деловой стиль, и визитки выполняют строго информативные функции. На них указываются фамилия, титул, род занятий и точный адрес владельца. В наше время визитная карточка вручается человеку, с которым хотят познакомиться поближе или собираются продолжить деловые отношения.
Предпринимателю рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти визитных карточек. На стандартной визитной карточке печатается прописным шрифтом фамилия, имя, отчество; строчными буквами - должность. Указывается адрес фирмы и телефон, иногда телекс и факс.
На некоторых визитках указывается только адрес и телефон фирмы - это так называемые карточки фирмы.
На визитках в левом верхнем или нижнем углу делаются пометки:
- р. f, (pour fete) - поздравление по случаю праздника;
- р. f. N. a. (Nouvel An) - поздравление по случаю Нового года;
- р. р. с. (pour prendre conge) - прощание перед продолжительным отъездом;
- р. с. (pour condoleances) - выражение соболезнования;
- р. г. (pour remercier) - выражение благодарности;
- р. f. с. (pour fair connaissance) - выражение удовлетворения знакомством;
- р. р. (pour presentation) - представление.
Вместо букв можно написать краткое сообщение от третьего лица. Например: "Поздравляет с Новым годом", "Поздравляет с годовщиной".
При знакомстве первым вручает визитную карточку тот, чей ранг или чье должностное положение ниже. Если партнеры занимают приблизительно одинаковые должности, то первым визитку должен вручить младший по возрасту. Если и должность возраст одинаковы, то большого значения не имеет, кто первым вручит визитную карточку.
Во время деловой встречи с иностранными партнерами в вашей фирме первыми должны вручить визитную карточку вы. Когда вы находитесь за рубежом, то первыми визитные карточки вручают ваши партнеры.
Во время переговоров визитные карточки рекомендуется располагать на столе в том порядке, в каком сидят партнеры.
Визитные карточки чаще всего вручают лично. При этом не принято выражать благодарность или какие-либо другие чувства.
Визитные карточки можно оставлять у адресата дома в его отсутствие. Если вы доставили карточку лично, то можете отогнуть правый верхний угол. Такую карточку оставляют в тех случаях, когда по каким-либо причинам вас не могли принять. Загиб на карточке означает, что вы лично оставили визитную карточку в знак глубокого уважения и почтения. Если вы передали визитную карточку через посредника, в этом случае угол не загибается.
В редких случаях визитку посылают по почте. Если вы получили визитную карточку по почте, то вы также должны отослать свою визитку в течение суток с момента получения.