Расставляем приоритеты: как благодаря матрице Эйзенхауэра добиться прогресса в жизни

Стратегия продуктивности матрица Эйзенхауэра – инструмент для принятия решений, который в ХХ веке разработал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Эта стратегия помогает повысить продуктивность и учит классифицировать задачи по степени их срочности, чтобы определить, какие необходимо выполнить немедленно, а какие можно исключить.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Дуайт Эйзенхауэр был генералом армии США и верховным главнокомандующим союзных войск во время Второй мировой войны. Ему ежедневно приходилось принимать трудные решения относительно того, на какой из многих задач ему следует сосредоточиться, что привело его к разработке метода организации решений по срочности и важности – матрицы Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра — инструмент для определения приоритетности задач, которые вам необходимо выполнить, в зависимости от срочности, чтобы стать более эффективными и продуктивными в своей работе, пишет indeed.com.

Стратегия Эйзенхауэра относительно действий и организации задач проста. Используя приведенную ниже матрицу решений, нужно разделить планы на четыре категории:

• Срочные и важные – задачи, которые вы будете выполнять немедленно,

• Важные, но не срочные – задачи, которые вы запланируете выполнить позже,

• Срочные, но не важные – задачи, которые вы делегируете кому-то другому,

• Ни срочные, ни важные – задачи, от которых можно отказаться.

Самое замечательное в этой матрице то, что ее можно использовать как для общих планов продуктивности, так и для более мелких ежедневных планов,

– отмечает писатель Джеймс Клер.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Матрица делит задачи на четыре квадранта, что упрощает определение того, что следует расставить по приоритетам, а что делегировать или исключить. Как ее использовать?

Создайте матрицу

Нарисуйте простую сетку 2x2 или создайте ее на своем компьютере или телефоне. Пометьте столбцы "Срочно" и "Не срочно", а строки — "Важно" и "Не важно". В результате у вас будет четыре квадранта.

Классифицируйте свои задач

Начните с перечисления всех задач и действий, которые вам необходимо решить. Затем распределите каждую задачу по одному из четырех квадрантов в зависимости от ее срочности и важности:

• Квадрант 1 (срочно и важно):

Задачи в этом квадранте требуют немедленного внимания, поскольку они одновременно срочны и важны. Это ваши главные приоритеты. Разберитесь с ними как можно скорее.

• Квадрант 2 (не срочно, но важно):

Задачи в этом квадранте важны, но не зависят от времени. Это деятельность, которая поможет вам достичь долгосрочных целей, личностного роста и планирования. Запланируйте эти задачи и выделите для них время.

• Квадрант 3 (срочно, но не важно):

Задачи в этом квадранте часто отвлекают или отвлекают, кажутся срочными, но на самом деле не способствуют достижению ваших долгосрочных целей. Постарайтесь свести к минимуму или делегировать эти задачи, когда это возможно.

• Квадрант 4 (не срочно и не важно):

Задачи в этом квадранте не являются ни срочными, ни важными. Обычно это отнимающие время занятия или непродуктивные отвлекающие факторы. Избегайте или исключите эти задачи, если это возможно.

Расставьте приоритеты и действуйте

После того, как вы классифицировали свои задачи, сначала сосредоточьтесь на квадранте 1 (срочное и важное). Решите эти задачи и выполните их, прежде чем переходить к другим секторам. Затем выделите время на задачи Квадрата 2, поскольку они важны для вашего долгосрочного успеха. Делегируйте или минимизируйте задачи в квадрантах 3 и 4.

Регулярно проверяйте и обновляйте матрицу

Сохраняйте матрицу Эйзенхауэра как динамический инструмент. Регулярно просматривайте свои задачи и обновляйте их классификацию по мере изменения приоритетов. То, что когда-то находилось в Квадрате 2, может стать срочным и переместиться в Квадрант 1.

Используйте технологии и инструменты

Рассмотрите возможность использования приложений для повышения производительности, программного обеспечения для управления задачами или цифровых инструментов для организации и отслеживания ваших задач в рамках матрицы Эйзенхауэра. Эти инструменты помогут вам устанавливать сроки, планировать важные задачи и оставаться в курсе своих приоритетов.

Помните, что ключ к эффективному управлению временем с помощью матрицы Эйзенхауэра — сосредоточиться на том, что действительно важно для вашего долгосрочного успеха и благополучия, одновременно сводя к минимуму или устраняя неважные и отнимающие время действия. Постоянно используя эту матрицу, вы сможете принимать более правильные решения о том, как распределять свое время и энергию.

Ранее мы писали о том, как выйти из треугольника Карпмана. Разорвать круг можно самостоятельно.